En fungerande, beprövad metod – IK-processen
Mentens IK-process (reg varumärke) är ett effektivt sätt att ta vara på erfarenheter när någon slutar eller byter tjänst. Få företag har råd att ha personal som går omlott en längre period för överföring av erfarenheter. Även om det är möjligt, är det svårt att vara säker på att kunskapsöverföringen givit önskat resultat.
Varför så lite kompetensöverföring?
Anledningen till att så få kompetensöverföringar genomförs är oftast att som chef vet man helt enkelt inte hur man ska göra, när någon säger upp sig eller ska gå i pension! Att få in nyrekryteringar är också positivt för en organisation men det betyder inte att det inte finns kompetens att ta vara på hos de som slutar.
Vad kan vi göra för att kompetensöverföra?
Mentens levererar en process som alla kan jobba med. Vi levererar processen inklusive utbildning och checklistor och ni kan fritt använda den i hela organisationen på obegränsad tid eller anlita oss för att genomföra kompetensöverföringar när någon ska sluta eller byta tjänst. Kompetensen sitter i huvudet på medarbetaren – det är också där den måste fångas.
Men måste det inte vara ett system för kompetensöverföring?
En process lever år ut och år in i en organisation om den är bra. En process tar fram den kompetens en person har idag (en del gammal och inaktuell kompetens och en del väldigt värdefull kompetens) och du bestämmer vad som ska överföras till andra. Det betyder att du också kan rensa bort kompetenser som inte är aktuella, kompetenser som innebär förutfattade meningar eller andra icke önskvärda kompetenser. Att spara allt i ett »system« kräver underhåll och ständiga uppdateringar samt svårigheter att hitta rätt. Det är dessutom mycket svårt att spara tyst kunskap i ett system men inte genom interaktion mellan givare och mottagare! Att ha en process i kombination med ett system där man sparar kunskap som går att skriva ned, ger säkerställd kompetens i organisationen.
Så här fungerar IK-processen för kompetensöverföring
Mentens har utvecklat IK-processen (IK = intern kunskapsöverföring), ett strukturerat verktyg som både förkortar tiden för överföringen och har ett tillvägagångssätt som säkerställer att processen fungerat fullt ut. En bra genomförd kompetensöverföring innebär stora kostnadsbesparingar. Processen har utvecklast under 30 år och flitigt använts sedan 10 år tillbaka hos en mängd företag.
Processen hjälper er att först »strimla upp« den kunskap en person besitter, sedan tar man bit för bit och bestämmer till vem eller vilka kompetensen ska överföras och hur det bäst göres. Processen vill att man gör en tidplan och sätter mätbara mål för att säkerställa överföringen. För att säkerställa överföringen måste också någon hålla i arbetet och kontrollera längs vägen. Total tid för den som håller i det hela beräknas till ca 2 arbetsdagar!
Mentens metod IK-processen fångar upp både den tysta och den explicita kunskapen.
Den tysta kunskapen är personlig och ofta omfattande. Den är svår att överföra till andra eftersom den bäst förs vidare genom interaktion.
Den explicita kunskapen kan däremot formuleras i ord och överföras genom ett formellt och systematiskt språk. Explicit kunskap kan lätt lagras och inhämtas vid behov, exempelvis via ett intranät eller ett system.
Båda kunskapstyperna är lika viktiga vid erfarenhetsöverföring och ingår i Mentens metod IK-processen.
Mentens – med kraft att kunskapsöverföra
Enligt Chefstidningen är en av de svenska storbolagens största utmaningar att hitta och behålla de bästa talangerna.
Det här står att läsa i nr 7/09:Vart tar talangerna vägen i krisen?
En av de svenska storbolagens största utmaningar är
… att hitta och behålla de bästa talangerna. Och risken ökar nu snabbt att de framtida nyckelpersonerna försvinner när de senaste årens massiva varsel blir riktiga uppsägningar.Konjunkturinstitutet spår
… att antalet arbetslösa ökar med 270.000 personer mellan 2008 och 2011. En stor del av dessa kommer naturligtvis från de stora bolagen och flera av dem är unga talanger. Frågan som bolagen ställer sig är naturligtvis inte bara hur många som måste lämna utan vilkasom kommer att gå.
Att nyckelpersoner som specialister och chefer får stanna är givet. Men frågan är vad som händer med blivande nyckelpersoner: unga medarbetare med stor potential som ännu inte har hunnit göra karriär eller lyckats bevisa sig.
Många storföretag anser att svårigheten
… att attrahera och behålla de bästa talangerna tillhör de största hoten för framtiden.
Det är någorlunda lätt att attrahera unga medarbetare, men desto svårare att få dem att stanna.
Kairos Future genomförde nyligen en undersökning bland ca 700 personalchefer i Sverige. Medan de flesta, 57%, ansåg sig vara bra på att attrahera unga, så var endast 5% bra på att integrera unga och få dem att stanna så länge som det är ösnkvärt.
Det gäller ju sedan att även på bästa sätt växla ut de äldre,
… så att inte all deras kompetens försvinner med dem. 45% av personalcheferna ansåg att de hade utarbetat tillvägagångssätt för kunskapsöverföring, men bara 8% hade en systematisk plan med coachning och kunskapsöverföring.
Endast 1% av företagen ansåg sig vara bra både på att få de unga att stanna och att systematiskt arbeta med coachning och kunskapsöverföring.”
(Källa: Chefstidningen, Kairos Future och Veckans Affärer)